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n muchas empresas que venden productos a otras empresas —fabricantes, distribuidores o mayoristas—, los pedidos de los clientes llegan directamente al correo.
Pueden ser simples mensajes con listas de productos, o documentos adjuntos en PDF o Excel con varias líneas de pedido.
Aunque el negocio crece, el proceso sigue siendo manual: alguien revisa los correos, descarga los archivos, copia los datos y los ingresa al ERP o sistema de inventario.
Esa tarea consume horas todos los días y suele generar errores, sobre todo cuando hay muchos clientes o muchos ítems por pedido.
El desafío actual
Cada cliente tiene su propio formato y ritmo de compra. Algunos envían sus pedidos los lunes en la mañana, otros un sábado en la noche, y otros cada vez que se quedan sin stock.
El resultado: una bandeja de entrada llena de correos que el equipo comercial o de backoffice debe revisar manualmente, sin parar.
Este proceso manual genera tres grandes problemas:
- Retrasos en la confirmación y preparación de pedidos.
- Errores humanos al digitar códigos, cantidades o precios.
- Dependencia de personal que debe estar disponible incluso fuera de horario.
Cuando la empresa crece, este cuello de botella se vuelve insostenible. La automatización se convierte en una necesidad, no en un lujo.
Cómo la automatización con IA resuelve el problema
La inteligencia artificial permite conectar tu correo directamente con tu ERP o sistema de inventario, interpretando la información contenida en los pedidos y transformándola en datos estructurados.
Con PedidosIA, el proceso ocurre de forma automática:
- La herramienta detecta correos con pedidos entrantes.
- Extrae la información relevante desde el cuerpo del mensaje o los archivos adjuntos (PDF, Excel, imágenes).
- Valida los datos y genera el pedido en el formato que tu ERP requiere.
Esto significa que cada vez que un cliente te envía un correo con un pedido, el sistema lo procesa solo, sin intervención humana.
Y lo mejor: puedes mantener el mismo correo de recepción de pedidos, sin cambiar la forma en que tus clientes compran.
Beneficios concretos para tu negocio
- Ahorro de tiempo: el equipo deja de copiar datos de correos a mano.
- Menos errores: la IA valida cantidades y referencias antes de cargar al sistema.
- Pedidos disponibles en tiempo real: los pedidos del fin de semana ya están listos el lunes.
- Integración directa: funciona con cualquier ERP o sistema de inventario.
- Mayor satisfacción del cliente: confirmas pedidos más rápido y sin errores.
En pocas palabras, automatizar los pedidos por email te da un flujo comercial más ágil, preciso y escalable.
Caso de uso: distribuidor de bebidas
Una distribuidora que recibe pedidos diarios de autoservicios y restaurantes tenía un problema clásico: los correos se acumulaban, y el ingreso manual al ERP tomaba horas.
Con PedidosIA, los pedidos que llegan por correo se procesan en segundos.
La IA identifica automáticamente los productos, cantidades y precios, y genera los pedidos listos en el sistema.
El resultado: el equipo redujo su carga operativa y puede atender más clientes sin ampliar el personal.
Conclusión
Sí, es posible integrar los pedidos que llegan por correo con tu ERP o sistema de inventario, sin desarrollos costosos ni cambios en tu operación.
La inteligencia artificial ya permite procesar automáticamente los correos y PDFs de tus clientes, manteniendo tus procesos sincronizados y libres de errores.
